Case Study: Automatic Ordering

Automatische Bestellungen – ganz ohne manuellen Aufwand

Mit neoalto übernimmt ab sofort das Regal die ganze Arbeit.
Alle Bestände und Warenbewegungen aus erster Hand, in Echtzeit und überall abrufbar. Das Automatic Ordering von neoalto revolutioniert Bestellabläufe im Handel, der Industrie, im Gesundheitswesen und überall dort, wo es Regale gibt.

Erfahren Sie mehr über das Automatic Ordering von neoalto


Die Ergebnisse

  • kein manueller Aufwand mehr für Bestellungen
  • 27 % weniger Prozesskosten
  • 75 % bessere Warenverfügbarkeit
  • 50 % weniger Bestellungen
  • 11 Stunden Zeitgewinn pro Monat für Facharbeit
  • Automatic Ordering für rund 100 Artikel

C-Teile – ohne geht’s nicht!

C-Teile sind notwendige Güter von geringem Bestellwert, z. B. Reinigungsartikel oder Produkte für Reparaturen, Instandhaltung und Wartung. Der Aufwand und die Beschaffungskosten sind in Relation zu den beschafften Werten in diesem Bereich besonders hoch.
Häufig kaufen mehrere Personen – zumeist eigenmächtig – bei einem beliebigen Lieferanten C- Teile ein. Dabei verbrauchen sie Zeit und Ressourcen, was zu unverhältnismäßig hohen Kosten und Aufwänden im Beschaffungsprozess führt. Eine automatisierte Bestellabwicklung, die Bedarfe bündelt und gezielt Bestellungen auslöst, spart viel Zeit und Geld.

Das Optimierungspotenzial liegt in erster Linie bei den internen Prozesskosten. Je häufiger Bestellvorgänge ausgelöst werden, umso größer ist das Sparpotenzial innerhalb des Unternehmens.

Wie funktioniert das neoalto Automatic Ordering?

Die neoalto Bestellautomatik eliminiert den manuellen Aufwand für Bestellungen. Sensoren im Regal ermitteln mit modernster Laser-Technologie die Bestände, und die smarte Cloud-Anwendung weiß, wann und wie viel nachbestellt werden muss. Bei jeder Entnahme werden die verbleibenden Produkte durch das Warenvorschub-System von POS TUNING automatisch an die Front geschoben. Die IoT-Technologie (Internet of Things / Internet der Dinge) von neoalto misst die Bestände und die Warenbewegungen direkt im Regal in Echtzeit und sendet diese an die neoalto Service Cloud. Dort bilden sie die Datenbasis für automatische Bestellungen.

Individuelle Rahmenparameter regulieren die Bestände je nach Bedarf, Absatz und Lagerkapazität für jeden Artikel. Sobald ein Artikel seinen Bestellbestand erreicht, kommt er automatisch in den elektronischen Warenkorb und ist damit in der nächsten Bestellung enthalten. Manuelle Aufwände für die Bestandsermittlung, die Auftragserfassung und Bestellung entfallen.

Das neoalto Automatic Ordering arbeitet autark. Die aufwändige Artikelanlage und -verwaltung im ERP-System ist nicht notwendig.

Die vier Vorteile für das C-Teile-Management:

  • Einkaufsprozesse werden transparent und optimiert
  • Prozesskosten werden gesenkt
  • Kosten für die C-Teile werden niedriger (z. B. durch Erhöhung der Bestellmengen und/oder Lieferantenkonsolidierung)
  • Der Ressourcenverbrauch innerhalb der Firma sinkt

Vorteile auf einen Blick


Automatische Bestandsüberwachung – kein manueller Bestellaufwand

Perfekte Warenverfügbarkeit – 75% weniger Out of Stocks

Optimierte Beschaffung und Verräumung – 50% weniger Bestellungen

Minimale Bestellkosten – Senkung der Prozesskosten um 27%

Mehr Zeit für Facharbeit – 11h Zeitgewinn pro Monat

Kein Investitionsaufwand – nur ca. 2,50 EUR/Monat pro Artikel

So nutzen Strenge und POS TUNING das neoalto Automatic Ordering

POS TUNING entschied sich in einer ersten Phase, die Beschaffung für zwei Bereiche zu automatisieren: Wartungsmaterial für Maschinen und Reinigungsmittel. Beide Warenbereiche wurden bislang manuell über SAP geführt. Um Bestellungen auslösen zu können, mussten jeweils Materialstämme angelegt werden. Da die Verbräuche nicht systemisch (z. B. durch Fertigungsaufträge) erfasst und gebucht wurden, haben verschiedene Mitarbeiter auf Sicht geprüft, wann wieviel nachbestellt werden musste. Dies verursachte nicht nur einen enormen manuellen Aufwand, sondern führte oftmals auch dazu, dass Waren mehrfach oder gar nicht bestellt wurden. Die Bestände waren dann entweder zu hoch, oder fehlende Ware musste ad hoc über lokale Quellen bezogen werden.

In Zusammenarbeit mit Strenge wurden zunächst die Warenbereiche geprüft und möglichst viele Artikel auf Strenge umgestellt. So konnte die Zahl der Lieferanten von über zehn auf einen einzigen reduziert werden. Darüber hinaus konnte POS TUNING durch das neoalto Automatic Ordering die Anzahl der notwendigen Anlieferungen um 50% reduzieren. Im direkten Vergleich zur manuellen Abwicklung konnte POS TUNING die Prozesskosten um 27% senken. Gleichzeitig hat sich die Warenverfügbarkeit um mehr als 75% verbessert.

Den neoalto Automatic Ordering Service stellt Strenge POS TUNING transparent in Rechnung. Damit wird eine Verwässerung der Materialpreise vermieden.

„Wir hätten nie geglaubt, wie viel Aufwand wir jeden Monat für die Bearbeitung von C-Teilen haben. Dank der automatischen Bestellung, die wir gemeinsam mit Strenge und neoalto umgesetzt haben, konnten wir die Prozesskosten um 27% senken. Und unsere Fachkräfte gewinnen jeden Monat mehr als 11 Stunden, die sie für ihre eigentlichen Aufgaben nutzen können.“

Brian Corley, Fertigungsleiter POS TUNING

Vorteile für POS TUNING

  • Konzentration auf einen Lieferanten
  • Optimierung der Warenverfügbarkeit um 75%
  • Senkung der Prozesskosten um 27%
  • Jeden Monat 11 Stunden mehr Zeit für Facharbeit

POS TUNING ist ein familiengeführtes, mittelständisches Unternehmen mit einer Mission: Einkaufen.Einfach.Besser.Machen. POS TUNING automatisiert und digitalisiert den stationären Einzelhandel, um Zeit für das Wichtigste zu schaffen: den Kunden. Mit vielen Innovationen und strategischen Entwicklungen steht POS TUNING für Qualität, Professionalität und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Strenge ist seit 60 Jahren die erfahrene Adresse, wenn es um Verpacken, Reinigen, Heben & Zurren sowie Arbeitsschutz geht. Innovationskraft und ausgeprägte Kundenorientierung ermöglichen effiziente Lösungen. Strenge beliefert rund 8000 Kunden aus verschiedensten Branchen. Mit dem neoalto Automatic Ordering will Strenge seine Kunden von der zeitraubenden Administration rund um die Beschaffung von C-Teilen befreien.

„Wir entlasten unsere Kunden bei der Warenversorgung mit C-Teilen, so dass diese sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Durch das neoalto Automatic Ordering konnten wir bei POS TUNING mehr als zehn Lieferanten ablösen und unser Liefervolumen deutlich ausweiten.

Als nächsten Schritt planen wir die Lieferung bis ins Regal über KLTs. Damit entfallen für POS TUNING dann auch die Aufwände für den Wareneingang und wir sparen Verpackung. Die Automatisierung der C-Teile Versorgung ist die Zukunft.“

Klaus Strenge, Inhaber Strenge

Vorteile für Strenge

  • Einsparung von 175 EUR Transportkosten pro Monat
  • Reduktion der CO2-Belastung um jährlich 105 kg
  • Monatliche Einsparung von 163 EUR für die Auftragsabwicklung

Kosten und Einsparungen

Die Tabelle zeigt die Kosten und Einsparungen für POS TUNING. Strenge konnte durch die Halbierung der Anlieferungen die Kosten für die Anlieferungen um 175 EUR pro Monat reduzieren. Die manuellen Aufwände für die Auftragsbearbeitung entfallen für Strenge komplett, da die Bestellungen über die neoalto Service Cloud direkt in das Strenge ERP fließen. Bei zuvor 14 Bestellungen pro Monat ergibt dies eine Einsparung von 163,30 EUR pro Monat (20 Minuten bei einem Vollkostensatz von 35 EUR/h).

Mit der Konsolidierung der Lieferanten bei POS TUNING und der Automatisierung der Bestell- und Auftragsabwicklungsprozesse auf beiden Seiten, hat das neoalto Automatic Ordering zudem zu einer starken Kunden-Lieferanten-Bindung geführt.

Monatliche KostenMonatliche
Einsparung durch neoalto
ohne neoalto Automatic Orderingmit neoalto Automatic Ordering
VorgangAnzahlAufwand pro Vorgang in MinutenKosten pro VorgangKosten gesamtAnzahlAufwand pro Vorgang in MinutenKosten pro VorgangKosten gesamt
manuelle Auftragsanlage720,4011,9083,3083,30
Warenannahme1411,506,7193,9278,004,6732,6761,25
Eingangsprüfung143,001,7524,5024,50
Verräumung1417,009,92138,83717,009,9269,4269,42
Rechnungskontrolle144,002,3332,6774,002,3316,3316,33
Behandlung von Fehlartikeln (OOS)1620,0011,67186,67420,0011,6746,67140,00
394,80
monatliche Servicekosten neoalto
pro Stellplatz862,50215,00-215,00
pro Standort213,0026,00-26,00
-241,00
Nettoeinsparung durch das neoalto-System153,80

Alle Beträge in EUR

Digitalisierung und Nachhaltigkeit

Durch das Automatic Ordering konnten Anlieferungen um die Hälfte reduziert werden. Das spart Kosten – und schont die Umwelt. Weniger LKW-Fahrten und weniger Verpackungsmüll sind wichtige Schritte für besseren Umweltschutz und mehr Nachhaltigkeit.

  • 50 Prozent weniger Bestellungen und weniger Verpackungsmüll
  • Reduktion der CO2-Belastung um jährlich 105 kg

Diese Zahlen haben auch die Autorinnen und Autoren des „EHI-Whitepaper Sustainable Smart Stores 2021“ überzeugt! So ist das dieser Case Study zugrundeliegende Projekt eine von vielen spannenden digitalen Nachhaltigkeitslösungen, die das EHI Retail Institute und Microsoft in der gemeinsamen Veröffentlichung vorstellen.


EHI – Microsoft Whitepaper „Sustainable Smart Stores“

Weitere Infos und kostenloser Download auf den Seiten von Microsoft und EHI Retail Institute

Cover EHI-Whitepaper Sustainable Smart Stores 2021

Ein Blick ins System

Das Regal bei POS TUNING

Das Virtual Shelf in der neoalto Service Cloud

Die Bestellung wird automatisch übertragen und im ERP-System von Strenge verarbeitet

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